Минюст утвердил новую инструкцию о порядке ведения личных дел

 Обновлен документ, регулирующий последовательность сбора и систематизации информации о трудовой деятельности работников при составлении их личных дел. Соответствующая инструкция была принята в 2004 г. и с тех пор пересматривалась лишь однажды. Наконец пришло время придать ей актуальность и добавить электронные формы.

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29 (далее – Инструкция), вступила в силу со 2 июня 2024 г. 

Одноименная инструкция, которая была утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2, утратила силу. 

Инструкцию должны применять госорганы, государственные и частные организации. Отметим: в отношении государственных гражданских служащих действует отдельный документ – Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 121. В нее со 2 июня тоже внесены изменения, о которых в данной статье подробно говорить не будем.

Кратко: скорректированы перечни документов для формирования и ведения личных дел гражданских служащих; уточнен порядок хранения личных дел при переводе гражданского служащего на должность служащего, не относящуюся к гражданским должностям, а также при повторном поступлении на работу в тот же госорган.

ОБЯЗАТЕЛЬНО ИЛИ ФАКУЛЬТАТИВНО

В Инструкции предписано, что личные дела обязательно ведутся на руководителей и специалистов госорганизаций.
Личные дела внешних совместителей формируются, ведутся и хранятся в порядке, установленном Инструкцией.
Документы, содержащие сведения о работе по внутреннему совместительству, включаются в одно личное дело.
Формированием, ведением и хранением личных дел занимается уполномоченное на это структурное подразделение (работник) организации.
Документы личного дела помещаются в папку. Ее обложка оформляется по форме согласно приложению 3 к Инструкции.
Больше нет уточнения, что контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.
ДОКУМЕНТЫ В ЛИЧНОМ ДЕЛЕ
Инструкцией определены перечни документов, которые включаются в личное дело на этапе его формирования, в процессе ведения и по решению руководителя организации.

Списки достаточно объемные, они составляют более половины всей Инструкции, поэтому работникам кадровых служб придется открыть документ и внимательно его изучить.

Подробнее: https://neg.by/novosti/otkrytj/minyust-utverdil-novuyu-instruktsiyu-o-poryadke-vedeniya-lichnykh-del/